System rezerwacji na stronę pensjonatu: jak go dodać

Krótka odpowiedź: system rezerwacji na stronę obiektu to silnik, który pokazuje wolne pokoje z ceną na żywo, przyjmuje rezerwację do końca online i od razu pobiera przedpłatę. Wstawia się go jednym kawałkiem kodu albo przyciskiem z linkiem. Jedyny warunek, którego nie wolno odpuścić, to wspólny kalendarz z Bookingiem i Airbnb, bo bez niego każda rezerwacja ze strony jest potencjalną podwójną rezerwacją.

Ten tekst jest praktyczny: jakie są sposoby przyjmowania rezerwacji na własnej stronie, czego wymagać od systemu, ile to realnie kosztuje i jak go wstawić na WordPressa, Wixa albo stronę zrobioną przez agencję. To, dlaczego w ogóle warto mieć kanał własny i jak ściągnąć do niego gości, opisaliśmy osobno w tekście o rezerwacjach bezpośrednich bez prowizji.

Trzy sposoby przyjmowania rezerwacji na stronie

Na polskich stronach pensjonatów, apartamentów i domków spotkasz w praktyce trzy rozwiązania:

Formularz zapytania przegrywa z drugą kartą przeglądarki. Gość, który trafił na Twoją stronę, zwykle ma już otwarty Twój obiekt na Bookingu, gdzie rezerwuje w trzech kliknięciach. Jeśli u Ciebie musi czekać do wieczora na odpowiedź, wróci tam. Formularz ma też słabość, o której mało kto myśli: między zapytaniem a Twoją odpowiedzią termin może zejść w portalu, więc obiecujesz coś, czego już nie masz.

Link do portalu na własnej stronie to płacenie prowizji za własną markę. Gość już Cię znalazł, a Ty odsyłasz go tam, gdzie oddasz 15% albo więcej. Jeśli koniecznie chcesz pokazać obecność w portalu, pokaż oceny, nie przycisk rezerwacji.

Silnik rezerwacji to standard, a nie rozwiązanie dla dużych hoteli. Dobre systemy dla małych obiektów kosztują mniej niż jedna prowizja od średniego pobytu miesięcznie.

Czego wymagać od systemu rezerwacji

Lista w kolejności od tego, bez czego nic nie zadziała, do rzeczy, które po prostu ułatwiają życie.

1. Wspólny kalendarz z portalami. Rezerwacja ze strony musi zamknąć termin w Bookingu, Airbnb i każdym innym kanale, a rezerwacja z portalu musi zniknąć z dostępności na stronie.
2. Cena liczona na żywo. Sezony, weekendy, minimalna liczba nocy w długie weekendy, dopłata za dodatkową osobę. Jeśli system pokazuje tylko "cena od" i każe dopytać, to formularz w przebraniu. Jak ułożyć sam cennik, opisaliśmy w tekście o cenniku sezonowym pensjonatu.
3. Rezerwacja do końca online z natychmiastowym potwierdzeniem. Gość dostaje mail z numerem rezerwacji, terminem i kwotą, a Ty rezerwację w kalendarzu. Bez etapu "potwierdzimy w ciągu 24 godzin".
4. Przedpłata od razu, BLIK-iem, kartą albo szybkim przelewem. Rezerwacja bez wpłaty to dla gościa rezerwacja wstępna. Zapytaj też, na czyje konto idą pieniądze: dobrze, gdy wpłata trafia prosto do Ciebie przez Twoje konto u operatora płatności, a nie najpierw do dostawcy systemu, który rozlicza się z Tobą raz w miesiącu.
5. Polityka anulacji widoczna przed płatnością. Gość ma wiedzieć, ile odzyska i do kiedy, zanim zapłaci. To uczciwe wobec gościa i oszczędza Ci sporów o zwrot.
6. Działa na telefonie. Większość gości przegląda obiekty na komórce. Przed wyborem systemu zrób w nim testową rezerwację na własnym telefonie i policz ekrany.
7. Wygląda jak Twoja strona. Twój kolor, Twoje zdjęcia i opisy pokoi, wersja polska i angielska. Widget, który wygląda jak wklejony z innej epoki, obniża zaufanie dokładnie w momencie płatności.
8. Kody rabatowe i dodatki. Kod dla powracających gości to najtańszy marketing, jaki masz. Dodatki, takie jak śniadanie, parking czy późne wymeldowanie, podnoszą wartość rezerwacji bez obniżania ceny pokoju.
9. Dane gości zostają Twoje. Możliwość eksportu i umowa powierzenia przetwarzania danych z dostawcą. Formularz rezerwacji zbiera dane osobowe, więc na stronie potrzebujesz też klauzuli informacyjnej z RODO.

Czego nie potrzebujesz na start

Integracji z dwudziestoma portalami, modułu konferencyjnego, rozbudowanych raportów revenue managementu i aplikacji mobilnej dla gościa. Mały obiekt potrzebuje kalendarza, ceny, płatności i porządnej strony rezerwacji. Resztę dołożysz, kiedy faktycznie zabraknie.

Przedpłata: ile i na jakich zasadach

W polskich obiektach najczęściej spotkasz 20-30% przy rezerwacji, a resztę przelewem przed przyjazdem albo gotówką czy kartą na miejscu. Przy krótkich pobytach i rezerwacjach na ostatnią chwilę sensowne jest pobranie całości, bo na dopłatę i tak nie ma czasu.

Ważniejsze od procentu są trzy rzeczy:

• Gość płaci od razu. Przedpłata "przelewem w ciągu 3 dni" oznacza, że przez trzy dni trzymasz termin dla kogoś, kto może się rozmyślić.
• Zasady zwrotu są zapisane wprost. Ile gość odzyska przy rezygnacji na 30 dni, na 7 dni i na dzień przed przyjazdem.
• Reszta ma termin i przypomnienie. Dopłata, o którą trzeba się upominać telefonicznie, to praca, która nie powinna być Twoja.

Ile to kosztuje

Trzy składniki:

• Abonament systemu. Dla małych obiektów zwykle od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie, zależnie od liczby pokoi i modułów.
• Prowizja od rezerwacji, jeśli system ją pobiera. Część silników zamiast abonamentu albo obok niego bierze kilka procent od każdej rezerwacji. Przy kanale, który ma być tańszy od portalu, to zła konstrukcja: im lepiej Ci idzie, tym więcej płacisz.
• Prowizja pośrednika płatności, takiego jak PayU. Za obsługę BLIK-a, kart i szybkich przelewów bierze zwykle 1-2% od kwoty, którą gość płaci online. Jeśli resztę gość płaci na miejscu, prowizja liczy się tylko od przedpłaty.

Przykład z jednego zwykłego miesiąca poza szczytem: pensjonat dostaje przez swoją stronę 3 rezerwacje, każdą na 3 noce po 400 zł, czyli razem 3 600 zł. Liczymy ostrożnie, jakby goście płacili online całość, a nie tylko przedpłatę.

Abonament spłaca się przy pierwszej rezerwacji. Jedna rezerwacja za 1 200 zł przez Booking to 180 zł prowizji, czyli więcej niż cały miesiąc abonamentu dla pensjonatu. Przy jednym apartamencie abonament kosztuje 79 zł, więc zwraca się jeszcze szybciej.

W sezonie różnica rośnie: 15 takich rezerwacji przez stronę w lipcu to 2 700 zł prowizji, której nie oddajesz portalowi, wobec 389 zł abonamentu i prowizji PayU. Gdyby gość przyszedł z rabatem Genius, portal kosztowałby jeszcze więcej, bo rabat finansujesz z własnej marży. Liczby dla Bookinga rozpisaliśmy w tekście o prowizji Booking.com.

Jak wstawić system rezerwacji na stronę

Masz dwie drogi i najlepiej użyć obu naraz.

Widget osadzony na stronie. Wklejasz kod od dostawcy, a formularz rezerwacji pojawia się w treści Twojej strony. Gość nie wychodzi z Twojej domeny, co buduje zaufanie. Warunek: musisz móc wkleić kawałek HTML.

Przycisk z linkiem do strony rezerwacji. System daje gotową stronę rezerwacji pod własnym adresem, a Ty linkujesz do niej z przycisku. Działa wszędzie: na każdej stronie, w profilu Google, na Instagramie, w mailu i w kodzie QR na drzwiach pokoju.

Układ, który działa: widget na podstronie Rezerwacja i przycisk "Zarezerwuj" w menu, widoczny na każdej podstronie, także na telefonie. Gość, który czyta opis pokoju, ma rezerwację jedno dotknięcie dalej.

WordPress

1. Utwórz podstronę Rezerwacja albo otwórz istniejącą.
2. W edytorze dodaj blok Własny HTML. W Elementorze to widżet HTML.
3. Wklej kod od dostawcy systemu, zwykle jedną linijkę ze skryptem.
4. Sprawdź podgląd, opublikuj i dodaj podstronę do menu jako przycisk.

Najczęstszy kłopot: wtyczki przyspieszające stronę, które opóźniają albo łączą skrypty. Jeśli po opublikowaniu widget się nie pokazuje, a w podglądzie działał, wyklucz skrypt systemu rezerwacji z optymalizacji JavaScriptu w ustawieniach takiej wtyczki.

Wix i podobne kreatory

Wix pozwala osadzić własny kod HTML, ale wyświetla go w ramce o stałej wysokości, którą ustawiasz ręcznie. Formularz rezerwacji zmienia wysokość w trakcie, bo pojawiają się pokoje, dodatki i dane gościa, więc w ramce bywa ucięty albo ma podwójny pasek przewijania. W takich kreatorach prościej i pewniej jest dać przycisk "Zarezerwuj" z linkiem do strony rezerwacji.

Strona zrobiona przez agencję albo programistę

Wyślij kod i napisz, gdzie ma się pojawić: na podstronie Rezerwacja oraz jako przycisk w nagłówku. To zwykle jedna linijka bez żadnej wtyczki, więc praca na kwadrans. Poproś też, żeby przycisk "Zarezerwuj" był widoczny na telefonie bez rozwijania menu.

Beddesk: strona rezerwacji w cenie abonamentu

Każdy obiekt w Beddesku dostaje własną stronę rezerwacji, bez dopłat i bez prowizji od rezerwacji.

• Dostępność i cena na żywo, zdjęcia i wyposażenie pokoi, sezony, minimalna liczba nocy i dni przyjazdu.
• Wstawiasz ją jednym skryptem, który sam dopasowuje wysokość i ma przezroczyste tło, żeby wtapiać się w Twoją stronę. Możesz też udostępnić ją linkiem.
• Przedpłata i dopłata przez PayU: BLIK, karta albo szybki przelew, a pieniądze idą prosto na Twoje konto. Resztę gość może dopłacić online przez PayU z linku, który dostaje mailem, albo przelewem czy na miejscu, tak jak ustawisz.
• Polityka anulacji, kody rabatowe i dodatki ustawiane w panelu, wersja polska i angielska.
• Jeden kalendarz z Booking.com, Airbnb, Slowhopem i AlohaCampem, więc rezerwacja ze strony zamyka termin w portalach, a rezerwacja z portalu znika z Twojej strony.

Wypróbuj Beddeska30 dni za darmo, potem od 79 zł miesięcznie. Bez prowizji od rezerwacji i bez zobowiązania.

Rezerwacje bezpośrednie bez prowizji OTAIle realnie oddajesz portalom, jaki rabat bezpośredni ma sens i plan na 90 dni, żeby ściągnąć gości na własną stronę.

Źródła

• RODO, art. 13 (obowiązek informacyjny)