Kalendarz rezerwacji pokoi: Excel, Google czy program

Krótka odpowiedź: kalendarz rezerwacji pokoi to grafik, w którym pokoje są w wierszach, dni w kolumnach, a każda rezerwacja jest paskiem od przyjazdu do wyjazdu. Przy jednym, dwóch pokojach i rezerwacjach tylko przez telefon wystarczy zeszyt albo arkusz. Od chwili, gdy sprzedajesz też przez Booking.com albo Airbnb, kalendarz musi uzupełniać się sam, bo każda rezerwacja przepisywana ręcznie to okno na podwójną rezerwację.

Ten tekst porównuje cztery sposoby prowadzenia kalendarza, od zeszytu po program do rezerwacji: ile kosztują, na co uważać i kiedy przestają wystarczać. Jak zabezpieczyć się przed podwójnymi rezerwacjami, kiedy już sprzedajesz w kilku kanałach, opisaliśmy osobno w tekście o tym, jak nie mieć podwójnych rezerwacji.

Co musi pokazywać kalendarz rezerwacji

Niezależnie od tego, czy to zeszyt, czy program, dobry kalendarz odpowiada w kilka sekund na pytania, które słyszysz codziennie przez telefon:

• Czy pokój jest wolny w podanym terminie i który.
• Kto przyjeżdża i wyjeżdża dziś, żeby wiedzieć, co sprzątnąć i na kogo czekać.
• Skąd jest rezerwacja: telefon, mail, Twoja strona, Booking, Airbnb. Od tego zależy, kto rozlicza płatność i do kogo pisać przy zmianach.
• Ile gość zapłacił i ile zostało do zapłaty.
• Co jest zablokowane, choć nie ma gościa: Twój własny pobyt, remont, pokój trzymany dla kogoś, kto ma potwierdzić do wieczora.

Najczytelniejszy układ to grafik: pokoje w wierszach, dni w kolumnach. Rezerwację rysuj od popołudnia dnia przyjazdu do rana dnia wyjazdu. Wtedy dzień, w którym jeden gość wyjeżdża, a drugi przyjeżdża, wygląda tak, jak wygląda naprawdę: pokój jest wolny na kolejną noc.

Cztery sposoby: porównanie

Zeszyt albo kalendarz ścienny

Działa, póki wszystkie rezerwacje przychodzą jedną drogą i przyjmuje je jedna osoba. Nie wymaga prądu ani hasła, a przy recepcji jest szybszy niż każdy program.

Słabe strony wychodzą, gdy jesteś poza domem: nie sprawdzisz terminu na spacerze ani nie dasz dostępu drugiej osobie. Zeszyt nie ma też historii zmian, więc skreślona i wpisana na nowo rezerwacja to zgadywanie, która wersja jest aktualna.

Excel albo Arkusze Google

Arkusz to naturalny następny krok i przy kilku pokojach naprawdę wystarcza. Kilka zasad, które robią z niego porządny grafik:

1. Pokoje w wierszach, dni w kolumnach, jeden arkusz na miesiąc albo jeden długi pas dni.
2. Zablokuj pierwszy wiersz i pierwszą kolumnę (Widok, Zablokuj), żeby przy przewijaniu widzieć daty i nazwy pokoi.
3. Kolor komórki to kanał, na przykład niebieski dla Bookingu, czerwony dla Airbnb, zielony dla rezerwacji telefonicznych, szary dla blokad.
4. W komórce pierwszej nocy zapisz szczegóły: nazwisko, liczbę osób, telefon albo numer rezerwacji z portalu i wpłaconą zaliczkę.
5. Arkusze Google zamiast pliku na dysku. Otworzysz je na telefonie, dasz dostęp drugiej osobie, a historia wersji pokaże, kto i kiedy zmienił rezerwację.

Słaby punkt jest jeden, ale poważny: arkusz nie wie nic o portalach. Każdą rezerwację, zmianę i anulację z Bookingu czy Airbnb przepisujesz ręcznie, a każdą rezerwację telefoniczną musisz ręcznie zablokować w portalach. Między wpłynięciem rezerwacji a Twoim wpisem termin jest nadal otwarty w innych kanałach.

Kalendarz Google

Kalendarz Google kusi, bo jest w każdym telefonie i potrafi dodać kalendarz z Bookingu albo Airbnb z linku. Jeśli go wybierasz, zrób to porządnie:

• Osobny kalendarz dla każdego pokoju, każdy w innym kolorze.
• Rezerwacja jako wydarzenie całodniowe na noce pobytu, bez dnia wyjazdu. Inaczej pokój wygląda na zajęty w dniu, w którym możesz już przyjąć kolejnego gościa.

Ograniczenia, o których trzeba wiedzieć przed startem:

• To nie jest grafik. Kalendarz Google pokazuje dni w kolumnach, ale nie pokoje w wierszach. Przy kilku pokojach wydarzenia nakładają się na siebie i trudno w kilka sekund zobaczyć, który pokój jest wolny.
• Kalendarze z portali odświeżają się z opóźnieniem. Google nie podaje, jak często pobiera kalendarze dodane z adresu URL, a użytkownicy zgłaszają opóźnienia rzędu kilkunastu godzin, czasem doby. Ręcznie tego nie przyspieszysz. Przez ten czas rezerwacja z Bookingu jest u Ciebie niewidoczna.
• Z portali przychodzi tylko zajęty termin. Bez kwoty, często bez nazwiska gościa. Po szczegóły i tak musisz zajrzeć do portalu.
• Rezerwacja wpisana w Kalendarzu Google nie zamknie terminu w portalu. Da się to obejść, podając portalowi tajny adres iCal kalendarza Google, ale to już domowa synchronizacja z kolejnym opóźnieniem po drodze.

Program do rezerwacji

Program pokazuje grafik pokoi, do którego rezerwacje z portali i Twojej strony wpadają same, a rezerwacja telefoniczna wpisana w grafik zamyka termin w portalach. Różnice między programami dotyczą głównie tego, jak szybko i jakim sposobem rozmawiają z portalami: przez iCal, jak większość prostych systemów, albo przez bezpośrednie połączenie z portalem, czyli channel managera. Czym się różnią i kiedy który wystarczy, opisaliśmy w tekście o channel managerze dla małego pensjonatu.

Przy wyborze sprawdź trzy rzeczy:

1. Czy w cenie jest synchronizacja z portalami, w których faktycznie sprzedajesz, w tym z mniejszymi, jak Slowhop czy AlohaCamp.
2. Czy jest strona rezerwacji dla gości, z której rezerwacje trafiają prosto do grafiku. O tym, czego od niej wymagać, piszemy w tekście o systemie rezerwacji na stronę pensjonatu.
3. Czy płacisz stały abonament, czy prowizję od rezerwacji. Przy kalendarzu, który ma porządkować Twoją pracę, prowizja od każdej rezerwacji nie ma uzasadnienia.

Jak dodać rezerwacje z Bookingu i Airbnb do Kalendarza Google

Jeśli zostajesz przy Kalendarzu Google, tak podepniesz do niego portale. Każdy pokój to osobny link.

Skopiuj link z Booking.com: w extranecie wejdź w Kalendarz, potem Synchronizacja kalendarzy, wybierz pokój i przy eksporcie skopiuj link.

Skopiuj link z Airbnb: w Kalendarzu wybierz ofertę, wejdź w ustawienia dostępności, potem Synchronizuj z innym kalendarzem i Eksportuj kalendarz, a następnie skopiuj link.

Dodaj link w Kalendarzu Google:

1. Otwórz Kalendarz Google na komputerze. Na telefonie tej opcji nie ma.
2. Po lewej stronie, obok sekcji Inne kalendarze, kliknij plus i wybierz Z adresu URL.
3. Wklej link z portalu i kliknij Dodaj kalendarz.
4. W ustawieniach nowego kalendarza nadaj mu nazwę pokoju i kanału, na przykład "Pokój 2 · Booking", i kolor.

Powtórz to dla każdego pokoju w każdym portalu. Przy trzech pokojach w dwóch portalach to sześć kalendarzy, a każdy odświeża się z opóźnieniem opisanym wyżej. Jak działa iCal i czego przez niego nie przeniesiesz, wyjaśniamy w tekście o synchronizacji Booking i Airbnb przez iCal.

Kiedy przesiąść się z zeszytu albo Excela na program

Nie ma magicznej liczby pokoi. Są sygnały, że ręczny kalendarz przestaje wystarczać:

• Sprzedajesz w drugim kanale. Telefon i Booking to już dwa kanały i dwa miejsca, w których ten sam termin może zejść w tym samym czasie.
• Rezerwacje przyjmuje więcej niż jedna osoba. Ty i ktoś z rodziny albo recepcja. Dwie osoby i jeden zeszyt to pytanie, kto ostatnio zaglądał.
• Zanim odpowiesz gościowi, sprawdzasz dwa miejsca. Grafik i panel Bookingu, arkusz i telefon.
• Przepisywanie zajmuje Ci codziennie czas, a w sezonie robisz to wieczorem, kiedy powinien być już spokój.
• Miałeś podwójną rezerwację albo był blisko. Jedna taka sytuacja w sezonie kosztuje zwykle więcej niż kilka miesięcy abonamentu: zwrot, często dopłata do noclegu gościa w innym obiekcie i opinia, która zostaje na lata.
• Chcesz przyjmować rezerwacje na swojej stronie. Silnik rezerwacji musi wiedzieć, które pokoje są wolne, a z zeszytu tego nie odczyta.

Jak przenieść kalendarz do programu bez chaosu

1. Wybierz spokojny tydzień, nie środek sezonu ani długi weekend.
2. Wpisz pokoje i cennik, dokładnie tak, jak sprzedajesz je w portalach.
3. Podłącz portale. Rezerwacje z Bookingu i Airbnb wpadną do grafiku same, więc nie przepisuj ich ręcznie.
4. Przepisz tylko przyszłe rezerwacje telefoniczne i mailowe oraz blokady, na przykład własny pobyt czy remont.
5. Przez tydzień porównuj grafik z zeszytem albo arkuszem. Jeśli wszystko się zgadza, zostaw jedno źródło prawdy: program.

Beddesk: grafik pokoi z portalami i Twoją stroną w jednym widoku

Beddesk powstał dla pensjonatów, domków i apartamentów na doby, które wyrosły z zeszytu i arkusza.

• Grafik pokoi: pokoje w wierszach, dni w kolumnach, a rezerwacje to paski w kolorze kanału: telefon, Twoja strona, Booking.com, Airbnb, Slowhop, AlohaCamp. Obok widok roczny z obłożeniem każdego dnia, dla całego obiektu albo jednego pokoju.
• Nowa rezerwacja jednym ruchem: zaznaczasz dni w wierszu pokoju, a rezerwację przeniesiesz do innego pokoju, przeciągając pasek.
• Blokady, które nie udają gości: Twój prywatny pobyt, konserwacja i wstępna rezerwacja, która sama wygasa o ustalonej godzinie, jeśli gość nie potwierdzi.
• Kalendarze portali sprawdzane co 15 minut przez iCal, a rezerwacja wpisana u Ciebie zamyka termin w portalach.
• Strona rezerwacji w cenie, z której rezerwacje trafiają prosto do grafiku, z przedpłatą przez PayU.

Wypróbuj Beddeska30 dni za darmo, potem od 79 zł miesięcznie. Bez prowizji od rezerwacji i bez zobowiązania.

Jak nie mieć podwójnych rezerwacjiSkąd się biorą, trzy poziomy obrony od czystej dyscypliny po channel managera i co zrobić, gdy już się zdarzyła.

Źródła

• Pomoc Kalendarza Google: dodawanie kalendarza z adresu URL